Odpowiedź: Ze względu na to, że zmiana wymiaru czasu pracy, a tym samym i wynagrodzenia nastąpiła w miesiącu wykorzystania urlopu wypoczynkowego, zmienną premię wypłaconą w okresie marzec – maj należy przeliczyć według nowych reguł.

Za czas urlopu przysługuje pracownikowi takie wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp), a więc urlop jest traktowany jak okres przepracowany. Aby prawidłowo ustalić pobory za miesiąc z urlopem, trzeba sięgnąć do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.); dalej rozporządzenie urlopowe.

Podstawowa zasada, która obowiązuje przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, związana jest z tym, że urlop wypoczynkowy, z finansowego punktu widzenia, nie powinien być odczuwalny. Przepisy rozporządzenia urlopowego pozwalają tak ustalić pracownikowi wynagrodzenie, by za czas urlopu było jak najbardziej zbliżone do tego normalnego, miesięcznego za czas pracy. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy wysokość tego wynagrodzenia jest różna ze względu na system wynagradzania.

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Nie wszystko jednak tworzy podstawę urlopową. Dwie najważniejsze cechy, które powodują, że dana należność z etatu wejdzie do podstawy, to: charakter roszczeniowy, periodyczność. Pierwsze oznacza, że przysługują pracownikowi albo na podstawie przepisów rangi ustawowej np. Kodeksu pracy, albo na bazie wewnętrznych aktów płacowych, np. układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub według umów o pracę. Chodzi tu o należności za czas pracy w ustalonym wymiarze, odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości świadczonej pracy (związane z wykonywaną pracą), do których pracownik ma prawo i w razie niewywiązania się zakładu pracy pracownik może żądać wypłaty przed sądem. Periodyczność z kolei polega na tym, że wypłaty dokonywane są co pewien czas, np. za wykonywanie pewnego typu zadań, przy czym nie muszą mieć charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane.

Problematycznymi wypłatami są tzw. premie uznaniowe. Jednak nie sama nazwa wypłaty tu decyduje, lecz jej charakter i cechy. By premia była faktycznie premią, a nie nagrodą, powinna być uregulowana w wewnętrznych przepisach płacowych danej firmy. Nie jest to bowiem obowiązkowe świadczenie, wynikające z Kodeksu pracy, lecz fakultatywne, o znaczeniu motywacyjnym. Zasady, warunki nabycia oraz wysokość premii powinny być zamieszczone np. w regulaminie wynagradzania bądź w oddzielnym regulaminie premiowania. Premia ma charakter gwarancyjny, co oznacza, że po spełnieniu przez pracownika postawionych warunków premia przysługuje. Pracodawca powinien więc sformułować na piśmie kryteria, przesłanki czy wymogi, ale obiektywne i sprawdzalne, które po wypełnieniu będą uprawniały pracownika do premii. Warunkiem uzyskania premii może być osiągnięcie konkretnych, mierzalnych wyników, efektów pracy lub też obiektywnie oceniona jakość pracy pracownika. Prawidłowe jest również ustalenie przesłanek negatywnych, które przekreślają prawo do premii lub wpływają na jej obniżenie. Takie premie bez wątpienia są składnikiem wynagrodzenia, a tym samym mogą zwiększyć podstawę urlopową, o ile są periodyczne.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia urlopowego przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego pomija się:

1. jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3. gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,

4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5. ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,

6. dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

9. nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

10. odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,

11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Nie wchodzą więc do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego wypłaty jednorazowe oraz niepowiązane z żadnym okresem czasu, a także wszelkie nagrody uznaniowe, które nie są uregulowane wewnętrznie lub też zapisy dotyczące ich wypłaty zostały sformułowane na tyle ogólnie, że nie można obiektywnie rozstrzygnąć, czy pracownik ma prawo do nich, czy też nie.

Do podstawy urlopowej nie wchodzą również takie elementy pensji, które przysługują za czas urlopu (tzn. urlop nie ma wpływu na wysokość takiego składnika) albo są tak obliczane, że urlop pracownika nie ma znaczenia dla ustalenia wysokości takiego składnika. Innymi słowy, np. wysokość premii nie zależy od osobistego wkładu pracownika. Chodzi bowiem o to, aby pracownik nie został wynagrodzony podwójnie, raz przez wypłatę takiego składnika i drugi raz poprzez wliczenie go do podstawy urlopowej i podwyższenie wynagrodzenia urlopowego.

Gdy pracownik uzyskuje składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, nie ma potrzeby obliczania podstawy wymiaru i samego wynagrodzenia urlopowego. Pensję wypłaca się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Miesiąc z urlopem nie różni się więc pod względem płacowym od miesiąca przepracowanego w całości. Do tej grupy składników należą np. wynagrodzenie zasadnicze w stawce zryczałtowanej, kwotowe premie regulaminowe, dodatki miesięczne.

Wynagrodzenie urlopowe trzeba obliczyć, gdy pracownik jest wynagradzany w sposób zmienny i otrzymuje zmienne składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc. Są to składniki, których wysokość nie jest z góry znana lub jest różna w poszczególnych miesiącach ze względu na wymiar godzin, np. wynagrodzenie prowizyjne, godzinowe, akordowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych dobowych, a także z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, dodatki ustalone jako stały procent zmiennej pensji podstawowej, premie regulaminowe zmienne, ustalone np. w procentowych widełkach (np. od 10 do 30% płacy zasadniczej) lub premie uzależnione od poziomu zysku, wykonanych zadań, obrotu danego działu w firmie itp.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli wysokość tych składników ulega znacznym wahaniom, to mogą być one uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Zsumowane wynagrodzenie zmienne z 3 (lub więcej) miesięcy stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Ważne Jeżeli wynagrodzenie pracownika jest mieszane i składa się zarówno z części stałej, jak i zmiennej, to wynagrodzenie urlopowe ustala się według zasad właściwych dla danej grupy składników.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie

2. mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przy ustalaniu liczby godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę, zlicza się wszystkie faktycznie przepracowane godziny, a więc również godziny nadliczbowe, dyżuru, w których wykonywana była praca, godziny przepracowane w niedziele, święta i w inne dni wolne wynikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Odejmuje się natomiast godziny nieprzepracowane, choćby nawet przysługiwało za nie wynagrodzenie, np. za przestój czy chorobę. Trzeba bowiem pamiętać, że te wynagrodzenia stoją wśród włączeń (§ 6 rozporządzenia urlopowego).

W opisanym przypadku pracownik jest wynagradzany w sposób mieszany, tj. stałą pensją zasadniczą oraz zmienną premią miesięczną. Do tego w miesiącu urlopowania doszło do obniżenia wielkości etatu, co pociągnęło za sobą zmianę w warunkach wynagradzania. To z kolei przekłada się na wysokość wynagrodzenia urlopowego.

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego). A zatem, jeśli w trakcie miesiąca pracownik przejdzie na inny wymiar czasu pracy z jednoczesną zmianą wynagrodzenia i w tym też miesiącu pracownik skorzysta z urlopu, jego podstawa urlopowa musi zostać przeliczona według nowych zasad. Analogicznego przeliczenia dokonuje się, jeżeli zmiana etatu oraz wynagrodzenia zaistniały w którymś z miesięcy poprzedzających ten z urlopem.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika to stała stawka miesięczna, zarówno przed zmianą, jak i po zmianie etatu (obniżyła się lub wzrosła), to nie ustala się podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z tych poborów. Wystarczy wyliczyć pensję za część miesiąca przepracowaną w starym wymiarze i za część – w nowym. Natomiast ruchome elementy płacowe przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z których wyznacza się podstawę wymiaru urlopowego, wypłacone w okresie 3 (maksymalnie 12) miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, podlegają przeliczeniu, tj. tak, jakby wynagrodzenie po nowemu przysługiwało przez cały okres brany do liczenia podstawy wymiaru urlopowego. Ta zasada ma urealnić wynagrodzenie bieżące (czyli już po zmianach), które pracownik uzyska w miesiącu wykorzystania urlopu. Może jednak wpłynąć korzystnie zarówno na wynagrodzenie urlopowe, jak i negatywnie. Zależy, jakie zmiany wprowadził pracodawca w warunkach wynagradzania.

Za czerwiec pracownikowi przysługuje więc:

1. wynagrodzenie za pracę wraz z dodatkiem motywacyjnym z uwzględnieniem, że nominalny czas pracy w czerwcu dla pełnego etatu to 160 godzin, a dla 3/4 – 120 godzin,

• za okres od 1 do 11 czerwca: płacę i dodatek sprzed zmiany dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w pełnym wymiarze:

(3.450 zł + 200 zł) : 160 godzin = 22,81 zł; tę stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin przepracowaną do 11 czerwca (8 dni × 8 godzin = 64 godziny),

22,81 zł × 64 godziny = 1.459,84 zł,

• za okres od 12 do 30 czerwca: wynagrodzenie zasadnicze (już bez dodatku) po zmianie dzielimy przez liczbę godzin przypadających do przepracowania dla 3/4 etatu:

2.600 zł : 120 godzin = 21,67 zł; tę stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin przepracowaną w nowym etacie (12 dni × 6 godzin = 72 godziny),

21,67 zł × 72 godziny = 1.560,24 zł,

• zsumowanie obu pensji za części miesiąca:

1.459,84 zł + 1.560,24 zł = 3.020,08 zł;

2. premia od sprzedaży dokonanej w czerwcu – np. 1.000 zł;

3. wynagrodzenie urlopowe z premii, po przeliczeniu kwot sprzedaży według nowej stawki 5%:

• (1.289,48 zł + 949,77 zł + 1.573,12 zł) : 496 godz. przepracowanych w okresie III–V = 7,69 zł (liczbę przepracowanych godzin można też dostosować według zmienionego wymiaru czasu pracy, czyli według godzin dla 3/4 etatu; nie wynika to z przepisów rozporządzenia urlopowego, ale jest dla pracownika korzystniejsze)

7,69 zł × 48 godzin urlopu = 369,12 zł