Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych , zwaną dalej ustawą o zfśs, zasadą jest, że pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą zfśs, chyba że obowiązujący ich układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania zawiera postanowienie o nietworzeniu funduszu. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą zfśs bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Natomiast pracodawcy nie spełniający wskazanych wyżej wymogów, jeśli podejmą taką decyzję, mogą tworzyć fundusz albo wypłacać swoim pracownikom świadczenie urlopowe. Wypłacanie świadczenia urlopowego przez pracodawców niezobowiązanych do tworzenia zfśs i nietworzących tego funduszu nie jest jednak obligatoryjne.

U pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników (ale mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty), objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców zatrudnieni nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Natomiast pracodawcy, którzy nie muszą i nie chcą tworzyć funduszu ani wypłacać zatrudnionym świadczeń urlopowych, a nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia funduszu oraz niewypłacania świadczenia urlopowego powinni przekazać swoim pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, czyli do końca stycznia (w sposób przyjęty u danego pracodawcy).

Pracodawca, który nie chce tworzyć zfśs ani wypłacać świadczeń urlopowych, powinien zawiadomić pracowników o obu tych decyzjach. Jeśli zawiadomi ich wyłącznie o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych, można bowiem przyjąć, że podjął decyzję o utworzeniu funduszu. Jeśli zaś zawiadomi załogę tylko o rezygnacji z tworzenia funduszu, można uznać, że zgadza się na wypłatę świadczeń urlopowych.

Wobec tego powstała wątpliwość, czy nieprzekazanie przez pracodawcę załodze informacji o niewypłacaniu świadczeń urlopowych do końca stycznia powoduje, że pracodawca ma obowiązek ich wypłaty, a zatrudnieni mogą domagać się tego świadczenia przed sądem pracy. Taki pogląd mógłby wydawać się uzasadniony z tego względu, że świadczenie urlopowe, w przeciwieństwie do pomocy z zfśs, która nie musi być przyznana przez pracodawcę, ma charakter roszczeniowy. Jest to roszczenie ze stosunku pracy wobec pracodawcy. W przypadku, gdy pracodawca nie dopełnił określonych w ustawie wymogów, aby uwolnić się do jego wypłaty, można by więc przyjmować, że zatrudnieni mogą domagać się wypłaty świadczenia. W wyroku z 1 marca 2007 r. (sygn. akt I OSK 814/06, opubl.w LEX nr 344533) Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie zajął jednak inne stanowisko. Zgodnie z art. 12a ustawy o zfśs niewykonywanie przepisów tej ustawy albo podejmowanie działań niezgodnych z jej przepisami stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny. Zdaniem NSA niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego stanowi właśnie takie wykroczenie. Niedopełnienie obowiązku informacyjnego nie może być jednak utożsamiane z obowiązkiem pracodawcy wypłaty świadczenia urlopowego. Jeśli pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników nie przyjął na siebie zobowiązania w tym zakresie, świadczenie nie może zostać uznane za należne.

Jeśli jednak pracodawca podejmie decyzję o wypłacaniu świadczeń urlopowych i takie postanowienie zostanie zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania bądź decyzja pracodacy o wypłacaniu świadczeń urlopowych zostanie przekazana załodze w inny sposób przyjęty w danym zakładzie pracy, pracodawca ma obowiązek regulowania tych należności.

Zgodnie z ustawą o zfśs wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika. Sformułowanie "nie może przekroczyć" oznacza, że świadczenie urlopowe może być niższe od wysokości odpisu, ale nie może być wyższe. Zasadniczo przysługuje ono w wysokości 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Pracownikom wykonującym prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - świadczenie urlopowe należy się w wysokości 50 proc. tego wynagrodzenia, a pracownikom młodocianym w wysokości 5 proc. (w pierwszym roku nauki), 6 proc. (w drugim roku nauki) lub 7 proc. (w trzecim roku nauki). Wysokość świadczenia ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy zatrudnionego (ograniczenie to nie dotyczy pracowników młodocianych). Na wysokość świadczenia nie mają wpływu np. wcześniejsze przebywanie na urlopie wychowawczym czy bezpłatnym lub zatrudnienie tylko przez część roku kalendarzowego (pracownik musi być jednak uprawniony do co najmniej 14 dni wypoczynku).

W 2013 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, w oparciu o które ustala się wysokość odpisu podstawowego oraz wysokość świadczenia urlopowego, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w drugim półroczu 2010 r. (jest to kwota 2.917,14 zł). Maksymalne świadczenie urlopowe w 2013 r. (w wysokości odpisu podstawowego) może więc wynosić dla pracownika:

• zatrudnionego w normalnych warunkach na cały etat – 1093,93 zł (a np. na 1/2 etatu – 546,97 zł),

• wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na cały etat – 1458,57 zł (a np. na 1/2 etatu – 729,29 zł),

• młodocianego: w I roku nauki – 145,86 zł, w II roku nauki – 175,03 zł, a w III roku nauki – 204,20 zł.

Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych( art. 3 ust. 5 ustawy o zfśs ).Niektórzy specjaliści są zdania, że chodzi tu o 14 kolejnych dni urlopu, z wyłączeniem świąt i dodatkowych dni wolnych od pracy, które nie wchodzą do urlopu. Zdecydowanie przeważa jednak pogląd, zgodnie z którym dla nabycia prawa do świadczenia urlopowego wymagane jest 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku, co oznacza, że należy brać pod uwagę łączną ilość dni nieobecności pracownika w pracy, a nie tylko dni robocze, na które udzielany jest urlop (por. art. 162 kp). Wypłata świadczenia urlopowego powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu.

Uprawnienie do świadczenia urlopowego przysługuje pracownikowi u każdego z zatrudniających go pracodawców. Osoba zatrudniona u kilku pracodawców ma więc prawo do świadczenia u każdego z nich i nie musi dokonywać wyboru pracodawcy, u którego będzie korzystać ze świadczenia.

Należy pamiętać, że także w okresie wypowiedzenia pracownik zachowuje swoje uprawnienia - aż do czasu rozwiązania umowy o pracę.Dotyczy to również uprawnienia do świadczenia urlopowego.

Nie ma także znaczenia to, czy 14-dniowy wypoczynek wykorzystywany przez pracownika pochodzi z zaległego urlopu (za lata poprzednie), czy z wymiaru urlopu za bieżący rok.

Warunkiem nabycia uprawnienia do świadczenia urlopowego jest korzystanie przez zatrudnionego z co najmniej 14 dni wypoczynku. W razie przesunięcia urlopu - na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy (art. 164 kp) - pracownik nie nabędzie więc prawa do tego świadczenia. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku obligatoryjnego przesunięcia terminu urlopu np. z powodu czasowej niezdolności do pracy na skutek choroby (art. 165 kp).

Również w razie niemożności wykorzystania części urlopu (art. 166 kp) lub odwołania z urlopu (art. 167 kp) może nie zostać spełniony wymóg korzystania z wypoczynku w wymiarze co najmniej 14 dni, choć niektórzy eksperci są zdania, że w takich przypadkach wystarczy, iż pracownik podjął próbę wykorzystania urlopu w tym wymiarze.

Warto jednak pamiętać, że pracodawca będzie musiał udzielić zatrudnionemu niewykorzystanego urlopu w późniejszym terminie. Wydaje się, że w razie ustalenia, iż pracownik w tym samym roku kalendarzowym wykorzysta jeszcze urlop w wymiarze co najmniej 14 dni, można uznać, że wypłacone mu świadczenie urlopowe zostało uiszczone zgodnie z ustawą o zfśs. Przepisy zastrzegają bowiem tylko, że wypłata świadczenia urlopowego musi nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Nie zakazują zaś wypłacenia świadczenia przed tą datą.

Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy z zfśs świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Wyłączenie to potwierdza par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z tym przepisem podstawy wymiaru składek nie stanowi świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs - do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Z takiego zwolnienia korzysta jednak tylko świadczenie urlopowe wypłacane przez pracodawców, którzy z uwagi na liczbę zatrudnionych nie muszą tworzyć zfśs. W piśmie z 11 sierpnia 2011 r. (sygn. akt DI/100000/451/527/2011) ZUS przypomniał, że pracodawcy (nie będący jednostkami budżetowymi lub samorządowymi zakładami budżetowymi) zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs, a w sytuacji gdy przedsiębiorca rezygnuje z utworzenia tego funduszu może wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe. Świadczenie to wypłaca się pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze minimum 14 następujących po sobie dni kalendarzowych. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs i tylko od tak wypłaconego świadczenia urlopowego nie odprowadza się składek na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast pracodawca, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i ma obowiązek tworzenia zfśs, ale – na podstawie art. 4 ustawy o zfśs – nie tworzy funduszu oraz wprowadza świadczenie przysługujące pracownikom korzystającym z urlopów wypoczynkowych, to choćby nazwał je świadczeniem urlopowym, nie będzie to świadczenie urlopowe w rozumieniu przepisów ustawy o zfśs. Oznacza to, że nie będzie ono podlegało wyłączeniu z podstawy wymiaru składek (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 27 września 2011 r., sygn. akt III AUa 341/11, LEX nr 1171262).

W praktyce zdarzają się także przypadki, gdy oskładkowana jest tylko część świadczenia urlopowego. Dzieje się tak wówczas, gdy pracodawca wypłaca wyższe świadczenie urlopowe niż limit przewidziany w ustawie o zfśs. W takich przypadkach oskładkowana jest nadwyżka ponad maksymalne świadczenie przewidziane w tej ustawie. Należy także pamiętać, że świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy i niezależnie od tego, w jakiej wysokości jest wypłacone, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zfśs kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 tej ustawy, obciążają koszty działalności pracodawcy. Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Katowicach w wyroku z 11 lutego 2003 r. (sygn. akt I SA/Ka 2571/01, opubl. w LEX nr 79440), świadczeniami urlopowymi wypłaconymi niezgodnie z przepisami o zfśs są takie świadczenia, które zostały wypłacone z naruszeniem przepisów ustawy o zfśs, przy czym owa niezgodność może dotyczyć osoby uprawnionej, wysokości świadczenia, a także częstotliwości oraz terminu jego wypłacenia i to niezależnie od przyczyn takiego stanu. Podatek dochodowy należny od takich świadczeń urlopowych nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów pracodawcy.