Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Ani w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani wykonawczych do niej nie ma objaśnienia, jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. Zastosowanie mają tu jednak trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może wybrać odpowiednią do stopnia zmienności w zatrudnieniu w zakładzie pracy. Te metody to:

• uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; odpowiednia w firmach o stabilnym stanie zatrudnienia,

• średniej chronologicznej – przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2; przydatna w firmach, w których niewiele jest zmian kadrowych,

• średniej arytmetycznej – polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu; sprawdza się w firmach o dużej zmienności w stanie pracowników.

Po zastosowaniu wybranej metody, za pomocą której zostanie obliczona średnia liczba zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy dodać je wszystkie do siebie i wynik podzielić przez 12. Następny krok to wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeżeli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest wyższy i wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Na pracowników młodocianych również dokonuje się odpisów, ale według stawek procentowych odpowiednich do roku nauki. Wynoszą one:

• 5% przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki,

• 6% przeciętnego wynagrodzenia – w drugim roku nauki,

• 7% przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki.

W 2014 r. jako podstawę naliczenia odpisów należy przyjąć po raz kolejny wynagrodzenie w wysokości 2.917,14 zł (wynagrodzenie z drugiego półrocza 2010 r.). Próg ten, a tym samym wysokość odpisów, nadal nie został odmrożony.

Pracodawca może według uznania zwiększyć podstawowy odpis o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki.

Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. Powyższych zasad naliczania odpisów nie stosują placówki oświatowe, które obowiązują odrębne przepisy w tym zakresie.

Tabela odpisów i zwiększeń na 2014 r.

Kwotę rocznego odpisu na zfśs na dany rok kalendarzowy ustala się według planowanej w tym roku liczby zatrudnionych. Założenia co do stanu zatrudnienia nie zawsze pokrywają się z praktyką, co oznacza, że wysokość odpisu też ulega zmianie. Ustaloną na początku roku kwotę wpłaca się w dwóch ratach (choć można też od razu wpłacić całość). Pierwszą ratę, stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisu, pracodawca wpłaca na odrębny rachunek funduszu do końca maja, a drugą ratę (pozostałe 25%) – do końca września danego roku. Jeśli przed wpłatą którejś z rat nastąpią zmiany w zatrudnieniu, to można zrewidować kwotę odpisu uwzględniając zmiany i przelać środki w nowych kwotach.

Ustalenie całorocznego odpisu z uwzględnieniem korekt wymuszonych zmianą liczby pracowników najlepiej przedstawić na przykładzie (przykład 1.).

Przykład

1. NALICZENIE ODPISU NA FUNDUSZ SOCJALNY

Na dzień 1 stycznia 2014 r. firma handlowo-produkcyjna zatrudniała:

• 30 osób na umowy o pracę – w tym 20 pracowników pełnoetatowych (2 na urlopie wychowawczym, 3 na macierzyńskim), 4 osoby na 1/2 etatu, 2 na 1/4, 1 na 3/4, 2 na 1/8 i 2 na 1/3,

• 4 zleceniobiorców,

• 2 wykonawców dzieła.

W firmie nie wszyscy pracownicy byli zatrudnieni w normalnych warunkach. Dwóch pracowników pełnoetatowych wykonywało swoje obowiązki w warunkach szczególnych, jedna osoba zatrudniona na 1/4 etatu ma umiarkowany stopień niepełnosprawności. Zakład sprawuje też pieczę nad 5 byłymi pracownikami, którzy przebywają na emeryturach. Na osoby niepełnosprawne oraz byłych pracowników dokonywane są dobrowolne zwiększenia.

Na wstępie należy przeliczyć niepełne etaty, mnożąc liczbę osób na danej części etatu przez ułamek dziesiętny odpowiadający tej części:

• 4 x 0,5 etatu = 2 etaty

• 2 x 0,25 etatu = 0,5 etatu

• 1 x 0,75 etatu = 0,75 etatu

• 2 x 0,125 etatu = 0,25 etatu

• 2 x 0,33 etatu = 0,66 etatu

Razem: 4,16 etatu

Po dodaniu 20 pełnych etatów otrzymujemy 24,16 etatów. Oznacza to, że firma miała obowiązek utworzyć ZFŚS w 2014 r. Nie bierzemy w ogóle pod uwagę zleceniobiorców ani wykonawców umów o dzieło.

Ustalenie planowanej średniorocznej liczby zatrudnionych

Dział płac przystąpił do obliczania planowanej średniorocznej liczby zatrudnionych w 2014 r., aby naliczyć odpis na ZFŚS. Ze względu na niską rotację pracowników przyjęto metodę średniej chronologicznej. Po przeanalizowaniu przebiegu zatrudnienia ustalono, że:

• od 1 lutego jeden pracownik odejdzie na emeryturę (1/1),

• 30 kwietnia ulegnie rozwiązaniu umowa na czas określony z pracownikiem (1/2 etatu)

gdzie: NW – normalne warunki, SW – szczególne warunki

Sumujemy etaty:

• 1 miesiąc x 22,16 etatów = 22,16 etatów

• 3 m-ce x 21,16 etatów = 63,48 etatów

• 8 m-cy x 20,66 etatów = 165,28 etatów

Razem: 250,92 etatów NW

Uzyskany wynik dzielimy przez 12:

• 250,92 etatów : 12 miesięcy = 20,91 etatów NW

• 12 miesięcy x 2 etaty = 24 etaty : 12 = 2 etaty SW

Ustalenie wysokości odpisu

• 20,91 etatów x 1093,93 zł – 22.874,08 zł – odpis podstawowy, normalne warunki

• 2 pełne etaty x 1458,57 zł = 2.917,14 zł – odpis zwiększony, warunki szczególne

Razem – 25 791,22 zł

Ustalenie kwot zwiększeń

• 1 osoba niepełnosprawna x 182,32 zł = 182,32 zł - zwiększenie na osobę niepełnosprawną

• 5 pracowników – emerytów x 182,32 zł = 911,60 zł – zwiększenia na byłych pracowników

Razem: 1.093,92 zł

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z ustawą o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych tzn. na pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych, szczególnych lub w szczególnym charakterze oraz na pracowników młodocianych. Natomiast zwiększenia przekazuje się do końca września.

Do końca maja pracodawca powinien więc wpłacić na konto funduszu tylko odpis podstawowy i zwiększony na osoby pracujące w szczególnych warunkach tj. 19.343,42 zł (25.791,22 zł zł x 75%), bez zwiększeń (chyba że zechce wpłacić je od razu).

W okresie od stycznia do maja wystąpiły jednak nagłe zdarzenia, które spowodowały, że zaplanowaną wcześniej kwotę odpisu trzeba skorygować. Mianowicie, jeden z pracowników (1/4 etatu) odszedł z pracy za porozumieniem stron, jego zatrudnienie trwało do 13 kwietnia. Natomiast 20 maja jeden z pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach, zmarł. Konieczne stało się ponowne przeliczenie średniorocznej liczby zatrudnionych metodą średniej chronologicznej, jeszcze przed przelaniem I raty.

Ustalenie planowanej średniorocznej liczby zatrudnionych

gdzie: NW – normalne warunki, SW – szczególne warunki

Sumujemy etaty:

• 1 miesiąc x 22,16 etatów = 22,16 etatów

• 2 m-ce x 21,16 etatów = 42,32 etatów

• 1 m-c x 20,98 etatów = 20,98 etatów

• 8 m-cy x 20,41 etatów = 163,28 etatów

Razem – 248,74 etatów NW

Uzyskany wynik dzielimy przez 12:

• 248,74 etatów : 12 miesięcy = 20,73 etatów NW

• (4 m-ce x 2 etaty) + (8 m-cy x 1,75 etatu) = 22 etaty : 12 = 1,83 etatów SW

Ustalenie wysokości odpisu

• 20,73 etaty x 1.093,93 zł – 22.677,17 zł – odpis podstawowy (normalne warunki)

• 1,83 etatów x 14.58,57 zł = 2.669,18 zł – odpis zwiększony (warunki szczególne)

Razem: 25.346,35 zł

Zamiast kwoty 19.343,42 zł (25.791,22 zł zł x 75%) ustalonej na początku roku, do 31 maja 2014 r. pracodawca wpłaci więc kwotę 19.009,76 zł (25.346,35 zł x 75%).

Firma, która założyła fundusz, może w trakcie roku od niego odstąpić. Firma, która zdecydowała o zamknięciu funduszu w trakcie roku powinna jednak ustalić i przekazać na tamtejsze konto część odpisów odpowiadającą okresowi jego funkcjonowania. Odpis należy naliczyć proporcjonalnie.

Opisany wcześniej sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy (przykład 2).

Przykład

2. NALICZENIE ODPISU PRZY LIKWIDACJI FUNDUSZU

Odwołując się do danych z poprzedniego przykładu, załóżmy, że już pod koniec marca pracodawca, w porozumieniu z pracownikami, zdecydował o likwidacji funduszu na okres do końca 2014 r. Zmiana zaczęła obowiązywać od 14 kwietnia. W związku z tym, odpis należy skorygować uwzględniając krótszy okres trwania funduszu. W tym celu należy ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w maju i firma zrobi to według metody średniej chronologicznej.

Liczba zatrudnionych w normalnych warunkach (NW):

• 1 kwietnia – 21,16 : 2 = 10,58 e

• 30 kwietnia – 0e (na ostatni dzień kwietnia nie uwzględniamy już pracowników, ponieważ fundusz nie będzie wtedy funkcjonował)

• 15 kwietnia – 0 e j.w.

• 10,58e + 0e + 0e = 10,58e / 2 = 5,29e (przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach w kwietniu)

Liczba zatrudnionych w szczególnych warunkach (SW):

• 1 kwietnia – 2 : 2 = 1e

• 30 kwietnia – 0 e (na ostatni dzień kwietnia już nie uwzględniamy pracowników, bo fundusz nie będzie wtedy funkcjonował)

• 15 kwietnia – 0 e j.w.

• 1e + 0e + 0e = 1e / 2 = 0,5e (przeciętna liczba pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach w kwietniu)

Nowy podstawowy odpis proporcjonalny

• styczeń, luty, marzec – 64,48 p.e. (22,16 + 21,16 + 21,16)

• kwiecień – 5,29 p.e.

Razem – 64,48e + 5,29e = 69,77e

• 69,77e : 12 = 5,81e

• 5,81e x 1093,93 zł = 6355,73 zł (odpis podstawowy na ZFŚS funkcjonujący do 14 kwietnia 2014 roku)

Nowy zwiększony odpis proporcjonalny:

• styczeń, luty, marzec – po 2 p.e. = 6 p.e.

• kwiecień – 0,5p.e.

Razem: 6e + 0,5e = 6,5e

• 6,5e : 12 = 0,54e

• 0,54e x 1.458,57 zł = 787,63 zł (odpis zwiększony na ZFŚS funkcjonujący do 14 kwietnia 2014 roku)

Razem odpisy: 7143,36

Firma przekaże na konto ZFŚS równowartość 75% tej kwoty tj. 5.357,52 zł do 31 maja 2014 roku.

Należy pamiętać, że rezygnacja z ZFŚS nie może nastąpić z dnia na dzień. Trzeba przedsięwziąć kroki, które doprowadzą do zawieszenia funduszu na określony czas bądź do jego definitywnego zamknięcia, bezterminowo, szczególnie gdy firma posiada regulamin wynagradzania bądź układ zbiorowy pracy. Odejście od funduszu wymaga zmiany postanowień danego aktu wewnątrzzakładowego polegających na precyzyjnym wskazaniu daty, z jaką pracodawca zamierza zaprzestać prowadzenia funduszu oraz okres, na jaki to następuje.

Przykładowo, firma zatrudniająca co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełen etat wprowadza zmiany dotyczące rezygnacji z funduszu albo w układzie zbiorowym pracy (wówczas zmiana wchodzi w życie z dniem rejestracji) albo – gdy go nie posiada – w regulaminie wynagradzania. Nowy regulamin zaczyna obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie. Jednak modyfikacje trzeba jeszcze najpierw uzgodnić z zakładową organizacją związkową i uzyskać jej zgodę na piśmie lub – gdy związków nie ma – z liderem pracowników wybranym do negocjacji z pracodawcą.

W przypadku rezygnacji z tworzenia ZFŚS, należy podkreślić, że pracodawca jako administrator funduszu nadal ma obowiązek dysponowania zgromadzonymi na koncie środkami zgodnie z obowiązującym regulaminem ZFŚS czyli przeznaczając go na potrzeby socjalne zgodnie z regulaminem.