Kontrole PIP pokazują , że nie wszystkie zakłady zobligowane do utworzenia funduszu socjalnego określają zasady korzystania ze środków w regulaminie. Ponadto kontrole takie stwierdzają również wiele błędów w istniejących regulaminach, skutkujących najczęściej nieprawidłowym wydatkowaniem środków. Następstwem tego są przykre konsekwencje dla pracodawców – często muszą bowiem zapłacić grzywnę. Firmy, w których nie odbyła się jeszcze kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, powinny się z nią liczyć w najbliższej przyszłości. Powodem przyszłej wizyty kontrolera PIP może być sprawdzenie, czy firma tworząca fundusz przelała w terminie na konto pierwszą transzę środków, a także , czy zgodnie z ustawą i sporządzonym regulaminem dofinansowała lub dofinansuje wypoczynek pracowników, w związku z długimi weekendami w maju i czerwcu i rozpoczętym sezonem urlopowym.

Zasadą jest, że projekt regulaminu funduszu powinien być uzgodniony z działającymi w firmie związkami zawodowymi na zasadach przewidzianych w art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zwanej dalej ustawą o ZFŚS). Pierwszy z przywołanych przepisów ustawy o związkach zawodowych mówi o tym, że zasady wykorzystania ZFŚS, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Natomiast drugi z przepisów dotyczy sytuacji, jeśli w danej firmie działa kilka organizacji związkowych. Stanowi on, że jeżeli organizacje te albo organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie regulaminu ZFŚS w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. W tym miejscu rodzi się pytanie – a co w sytuacji gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe? Otóż, w takim przypadku treść regulaminu należało uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Fakt wyboru reprezentanta załogi powinien znaleźć odbicie w dokumencie pisemnym, np. protokole lub notatce służbowej.

Jeżeli więc w firmie nie działają związkizawodowe a pracodawca samodzielnie opracował i ogłosił jako obowiązującyregulamin ZFŚS, postępowanie to jest nieprawidłowe i będzie zakwestionowanew razie kontroli PIP. W takiej sytuacji pracodawca powinien bowiemdoprowadzić do wyboru przez załogę jej reprezentanta i z nim uzgodnićtreść regulaminu, a dopiero później wprowadzić ten regulamin w życie poprzez ogłoszenie treści w przyjęty w firmie sposób.

Warto podkreślić, że jeśli pracodawca lub osoba przez niego wskazana do wykonywania przepisów ustawy o funduszu socjalnym, tego nie czyni albo podejmuje działania niezgodne z tymi przepisami, podlega karze grzywny (art. 12a ustawy o ZFŚS).

Zauważmy, że mowa jest tu o obowiązku przestrzegania przepisów ustawy o funduszu socjalnym, a nie przepisów regulaminu ZFŚS. Pracodawca nie uniknie więc odpowiedzialności również wówczas, jeśli będzie wydatkować środki ZFŚS zgodnie z regulaminem, ale niezgodnie z ustawą. Fakt, że regulamin zawierający zapisy niezgodne z ustawą został uzgodniony ze związkami zawodowymi albo przedstawicielem załogi, nie ma tu żadnego znaczenia. Dlatego też w interesie pracodawców, jest dopilnowanie, aby w regulaminie ZFŚS nie znalazły się zapisy niezgodne z ustawą o funduszu socjalnym.

Pracodawcy powinni pamiętać, że ustawa o funduszu socjalnym ma nadrzędne znaczenie w stosunku do zapisów w regulaminie. Nie można zatem wydatkować środków na określone w dokumentach firmy cele, jeśli odmiennie reguluje te kwestie ustawa o ZFŚS. Przypominamy, że zgromadzone środki funduszu powinny być przeznaczone na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z jego środków, a także na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego (art.1 ustawy o ZFŚS).

Pod pojęciem działalności socjalnej natomiast należy rozumieć:

• różne formy wypoczynku,

• działalność kulturalno-oświatową,

• działalność sportowo-rekreacyjną,

• opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

• udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej,

• udzielanie zwrotnej albo bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).

Nie każdy regulamin musi przewidywać możliwość dofinansowania wszystkich rodzajów działalności socjalnej, określonych w ustawie o funduszu socjalnym. Może się w nim znaleźć np. zapis informujący o tym, że środki ZFŚS przeznaczone są tylko na dofinansowanie różnych form wypoczynku. Oczywiście zapis taki musi być skonsultowany ze związkami zawodowymi lub reprezentantem załogi. W ten sposób środki ZFŚS mogą być przeznaczone na te formy działalności socjalnej, na które istnieje największe zapotrzebowanie ze strony załogi.

Pojęcie działalności socjalnej, zawarte w ustawie o funduszu socjalnym, jest dość ogólnikowe. Dlatego też dokładne wyjaśnienie, co zalicza się do danego rodzaju działalności socjalnej, powinno znaleźć się w regulaminie ZFŚS. Przykładowo – do różnych form wypoczynku można zaliczyć: dopłaty do wczasów organizowanych przez uprawnione instytucje, wypoczynku organizowanego we własnym zakresie przez uprawnionego (tzw. wczasy pod gruszą), dopłaty do kolonii, obozów i zimowisk, a do działalności kulturalno-oświatowej – zakup biletów do kina, teatru, opery oraz na koncerty.

Zasady te także powinny być szczegółowo określone w regulaminie ZFŚS. Powinny się w nim znaleźć np. informacje o dokumentach, które musi przedłożyć osoba chcąca skorzystać z dofinansowania, terminie na ich złożenie, konsekwencjach ich niedostarczenia czy też o częstotliwości przyznawania dopłat do wypoczynku z ZFŚS oraz procedurze odwoławczej w razie nieprzyznania świadczenia albo dofinansowania.

Bardzo często pracodawcy nie zamieszczają w regulaminach ZFŚS informacji o minimalnej długości wczasów – zarówno wykupionych w biurze podróży, jak i zorganizowanych we własnym zakresie – uprawniającej do skorzystania z odpowiedniego dofinansowania. Brak takiego zapisu powoduje, że praktycznie każde, nawet kilkudniowe, wczasy powinny być objęte dofinansowaniem, oczywiście pod warunkiem że dana osoba spełniła pozostałe wymogi.

Warto zaznaczyć, że jeśli pracownik po przejściu na jedno ze świadczeń – emeryturę lub rentę podejmie pracę u innego pracodawcy, a następnie ponownie skorzysta z prawa do emerytury lub renty, powinien otrzymać dopłaty z ZFŚS u tego drugiego pracodawcy.

Zdarza się, że w regulaminach ZFŚS znajdują się zapisy przyznające prawo do korzystania ze środków funduszu tylko osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony. Jest to nieprawidłowy zapis, ponieważ art. 2 ustawy o ZFŚS umożliwia dopłaty pracownikom, bez uzależniania tego prawa od rodzaju umowy łączącej ich z pracodawcą. Przypomnijmy, że w myśl art. 2 ustawy z 25 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, zwanej dalej kp. pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jednocześnie Kodeks pracy, w art. 25, wyjaśnia, że umowa o pracę może być zawarta na czas nieokreślony, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy i na okres próbny. Do umów na czas określony zaliczamy także tzw. umowę na zastępstwo. Każda z tych umów uprawnia więc do korzystania ze środków ZFŚS – oczywiście, jeśli pracownik spełnia pozostałe warunki.

Kolejnym z zapisów pojawiających się w regulaminach ZFŚS niezgodnych z przepisami jest zapis informujący o tym, że pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługują odpowiednio mniejsze dopłaty niż pracownikom pełnoetatowym. Ich wysokość najczęściej jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy obowiązującego daną osobę. Tymczasem żaden przepis ustawy o funduszu socjalnym nie pozwala na uzależnienie wysokości dofinansowania od wymiaru czasu pracy. Zastrzeżenie takie nie powinno się więc znaleźć w regulaminie ZFŚS, a jeżeli już się znalazło, to powinno być jak najszybciej usunięte.

Podobnie sytuacja przedstawia się z zapisami informującymi o tym, że pracownik nabywa prawo do świadczeń z ZFŚS dopiero po przepracowaniu u pracodawcy określonego czasu, np. pół roku. Tego rodzaju ograniczenia są także niezgodne z prawem i jako takich nie możemy ich umieszczać w regulaminie. Możliwość skorzystania z dofinansowań nie może być uzależniona ani od stażu zakładowego, ani od stażu ogólnego.Prawo do wszelkich dostępnych propozycji, po spełnieniu pozostałych warunków, mają wszyscy pracownicy – już od pierwszego dnia zatrudnienia. Pracownik zatrudniony w dwóch firmach ma prawo do korzystania ze świadczeń z każdego z funduszy

Następnym błędem popełnianym przez pracodawców podczas tworzenia regulaminów ZFŚS jest umieszczanie w nich zapisów pozbawiających prawa do korzystania ze środków funduszu pracowników, którzy w danym roku kalendarzowym otrzymali już dofinansowanie z ZFŚS z tytułu zatrudnienia u innego pracodawcy. Ustawa o funduszu socjalnym nie pozwala na wprowadzenie tego rodzaju ograniczenia. Jeżeli pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców, ma prawo do skorzystania ze środków ZFŚS u każdego z nich – oczywiście, jeśli tworzą oni fundusz oraz jeśli pracownik spełnia wymagane warunki.

W regulaminie ZFŚS muszą się znaleźć informacje o wysokości dochodu uprawniającego do dopłat oraz o ich wysokości w zależności od posiadanego dochodu. Najczęściej informacje takie podawane są w formie tabeli stanowiącej załącznik do regulaminu. Wskazane jest, aby przed ustaleniem widełek dochodu zebrać informacje o dochodach poszczególnych członków załogi, tak aby dopłatami objąć jak najszerszy krąg osób.

Wysokość dochodu oraz dopłat może być określona poprzez podanie konkretnych kwot, ale wygodniejsze jest odwołanie się do jakichś powszechnie obowiązujących wartości, np. wynagrodzenia minimalnego lub odpisu podstawowego. Spowoduje to, że pracodawca nie będzie musiał co roku uaktualniać podanych kwot.

Należy pamiętać o tym, że przy ustalaniu statusu materialnego pracownika trzeba brać pod uwagę nie tylko jego dochody osiągane z tytułu zatrudnienia w danej firmie, ale także z innych tytułów, jak również dochody członków jego rodziny pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Na zakończenie warto raz jeszcze przypomnieć, że to pracodawca odpowiada za prawidłowe wydatkowanie środków ZFŚS, dlatego też w jego interesie jest, aby zapisy regulaminu ZFŚS były zgodne z ustawą o funduszu socjalnym.

Firma uniknie ewentualnych nieporozumień, jeśli regulamin funduszu będzie szczegółowo i w jasny sposób określał zasady korzystania z jego środków. Szczególnie istotne jest doprecyzowanie pojęć występujących w ustawie, dotyczących form działalności socjalnej oraz osób uprawnionych, a także określenie zasad postępowania o przyznanie danego świadczenia.